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/マイナンバー基本方針
個人番号及び特定個人情報の適正な取扱いに関する基本方針
1.事業者の名称、住所及び代表者の氏名
株式会社丸の内よろず
〒103-0027 東京都中央区日本橋1-17-12
取締役社長 中村 正博
2.関係法令・ガイドライン等の遵守
株式会社丸の内よろず(以下「当社」といいます。)は、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」といいます。)の取り扱いに関し、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(以下「マイナンバー法」といいます。)」及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)」、並びに「個人情報の保護に関する法律(以下「個人情報保護法」といいます。)」及び各省庁のガイドラインを遵守します。
3.安全管理措置に関する事項
当社が保有する個人データの安全管理措置に関して、当社が講じた措置の主な内容は以下のとおりです。
個人情報の適正な取り扱いに関する基本方針の策定
- 特定個人情報等の適正な取り扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての本基本方針を策定しています。
特定個人情報等の取り扱いに係る規律の整備
- 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について「個人番号及び特定個人情報取扱規程」を策定しています。
組織的安全管理措置
- 特定個人情報等の取り扱いに関する責任者を設置するとともに、特定個人情報等を取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う特定個人情報等の範囲を明確化し、個人情報保護法や個人情報取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
- 特定個人情報等の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、監査部による監査を実施しています。
人的安全管理措置
- 特定個人情報等の取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
- 特定個人情報等についての秘密保持に関する事項を、就業規則に記載しています。
物理的安全管理措置
- 特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に特定個人情報等が判明しないよう措置を実施しています。
技術的安全管理措置
- アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
- 特定個人情報等を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
4.委託の取り扱い
当社は、特定個人情報等の取り扱いを第三者に委託することがあります。この場合、当社は、マイナンバー法及び個人情報保護法に従って、委託先に対する必要かつ適切な監督を行います。
5.保有個人データ・第三者提供記録の開示
当社は、本人またはその代理人から、当該特定個人情報等の開示の求めがあったときには、次の各号の場合を除き、遅滞なく回答します。
- 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
- 法令に違反することとなる場合
当社は、本人またはその代理人から、個人データに係る第三者提供に関する確認記録(以下「第三者提供記録」といいます。)の開示の求めがあったときは、次の各号の場合を除き、遅滞なく回答します。
- 本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがある場合
- 違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある場合
- 国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがある場合
- 犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがある場合
特定個人情報等又は第三者提供記録の開示に関するお問い合わせは、以下へ郵便にてお願いします。
〒103-0027 東京都中央区日本橋1-17-12 株式会社丸の内よろず
6.質問及び苦情処理の窓口
当社の特定個人情報等の取り扱いに関するご意見及びお問い合わせを承ります。以下へ郵便にてお願いします。
〒103-0027 東京都中央区日本橋1-17-12 株式会社丸の内よろず
7.継続的改善
当社は、特定個人情報等の取り扱いの体制および取組みを継続的に見直し、その改善に努めてまいります。
8.特定個人情報等の利用目的について
当社は、提供を受けた特定個人情報等を、以下の目的で利用します。
1.取引先様の特定個人情報等
- 不動産取引に関する支払調書作成事務
- 報酬、料金、契約金及び賞金に関する支払調書作成事務
2.当社の従業員等、その配偶者及び扶養家族の特定個人情報等
- 給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
- 地方税に関する事務
- 雇用保険法に関する事務
- 健康保険法・厚生年金保険法に関する事務
- 労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
- 国民年金の第3号被保険者の届出に関する事務
- 財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書提出事務
- 団体定期保険・団体傷害保険の届出、申請、請求に関わる事務